Estado de Referencia: Estado de México

Estamos mis hermanos y yo llevando a cabo nuestro tramite de aceptación de herencia en la notaría Nº 91 del Estado de México, La Clica DMA Teresa Valaco es quien nos esta tramitando este documento, mi pregunta es . Es correcto que se firme un el documento con sus respectivos repudios, sin firmar al mismo tiempo el libro de actas? hecho esto nos informan que se debe pagar el total del tramite para que nos lo puedan registrar, nosotros ya hemos pagado 11mil pesos por adelantado y ahora nos solicitan el resto ya que argumentan que la notaría no nos puede financiar el pago por el registro de dicho documento que por el momento esta detenido nuestro tramite, hasta que se pague en su totalidad, es esto un acto común? me hace dudar por que también nos indican que este tramite tardaría como 6 meses mas cosa que nosotros iniciamos a principios de Enero tanto tiempo se toma en realizar este tramite?

también me gustaría saber si al firmar el documento se firma al mismo tiempo en el libro de actas o es hasta que este el documento registrado?

le agradezco de antemano su ayuda